—大規模な展示会の名刺・アンケートデータ化が悩みの種。
年に一度開催される大規模な展示会、下水道展。データ化→リスト配布に1ヶ月半かかり、悩みあぐねる日々。
毎年出展している「下水道展」は当社にとって大切な大規模展示会です。
しかし、そこで取得した名刺とアンケートの処理にずっと困っていました。
元々は「外注オペレーターにて登録作業を担っていただき→全国の営業所にリストを配布する」という流れでしたが、納期はなんと1ヶ月半。とてもスピーディーとは言えませんでした。営業所からも「早めの対応を」という要望があり、現物をエリア毎に仕分けた上で各営業所へ発送したことも。ですが営業所ごとに対応が異なること、またどうしても小規模な出展社に対応スピードで劣ることが、課題感としてありました。
そのため、今度は自社独自のトライアルとして、外注オペレーターと契約をしデータ化に着手。顧客属性ごとに優先順位をつけ、会期中から登録をスタート。そして会期終了後、順次全国の営業所あてリストを提供。この流れで従来よりは高速化したものの、膨大な費用が発生し、かつ全てをリスト化するまでには2週間～1ヶ月かかることから、最善の策ではありませんでした。
高速・高精度でデータ化をするために、IT端末を用いてお客様に直接入力していただく方法も検討。しかし、そのためのサポート人員が必要であること、また来場者の繁閑差に対応できないことより断念しましたね。結果、少人数の運営で多数の来場者に対応するには「紙」より効率的な方法がない、という結論に至りました。
—このツールなら課題を解決できる。そう確信し「サスケ」の導入を正式決定。
以前より名刺・アンケートの同時データ化を要望。当社流のカスタマイズに対応した製品が開発され、導入する判断に至りました。
インターパーク社からは2014年より定期的にコンタクトを頂いてました。元々はSFA（営業支援システム）のご案内でしたが、当時から常々「大規模出展の展示会における、名刺とアンケートの処理に悩んでいる」とお伝えしていました。サスケについても画面を見せていただきましたが、当時求めていた機能がなく見合わせることに。
その後、社内であれこれ試してみるも、先述の通りなかなかしっくりいかず。そんな中でインターパーク社より、改めてサスケの提案を頂きました。それは、以前から要望していた「名刺・アンケートの同時データ化」がかない、かつ当社のカスタマイズにも対応できるというもの。
改めて検討し「展示会の運営、来場者の”導線”をさまたげるツールでないこと」「コスト・スピード感・正確性、全てにおいて両立ができること」この2点に魅力を感じ、サスケの導入を正式に決定しました。
—導入後の結果に大満足。”3つの理由”から「導入してよかった」そう思えています。
「スピード感」「正確性」いずれもしっかりと担保されており、とても便利。かつ「どのお客様を優先すべきか」も明確になりましたね。
導入を決定した後、2019年の下水道展にて正式に利用を開始しました。
結果として、とても満足しています。その理由は以下3点です。
①展示会の会期終了後、全国の営業所へ1週間でリストを配布できるようになった。
②アンケート項目に基づき、フィルタをかけることで「優先すべきお客様」を簡単に把握できるようになった。
③上記により、タイムリーなお客様対応が可能となった。
当初は1ヶ月半もかかっていた、名刺・アンケートのデータ化作業。これが約1/6の期間で完了できるのは、大きな効率化につながりました。また名刺・アンケート情報から「属性」が明確化され、展示会ごとに来場者の傾向もつかめるように。かつサスケでデータを管理すると、顧客の情報がグラフで表示されるので、視覚的に分かり便利です。
—コロナ禍でも継続してサスケを利用。ほぼ通常の運営体制が維持できています。
2021年も展示会に出展。IT端末利用の場合と比べ、スムーズな運営が可能に。コロナ禍前にサスケを導入していたのは大正解、そう思っています。
コロナ禍に入り、2020年は中止となった下水道展。2021年に再開されたため、感染予防対策を最優先に、いろいろな対策を取りながら、出展しました。
その際「コロナ禍前にサスケを導入しておいてよかった」と感じましたね。お客様とソーシャルディスタンスを確保する観点で運営全般について見直しをした結果、元々カタログは会場でお渡しせず、後日発送する段取りにしていましたので、従来と異なる点としては、ブース内の製品配置および受付での名刺・アンケート受け取り時の配慮で済んだことは運営上大きなメリットでした。
結果コロナ禍の展示会において、ご来場いただいた多くのお客様に向け、できるだけ短時間で対応を完結することができました。安心・安全な見学環境をご提供できたことも、嬉しく思っています。また「社員の安全確保」という観点からも、運営スタッフの最少化も必須でしたが、お客様へ迷惑をおかけすることなく会期を乗り切ることができました。
仮にIT端末を利用していたとすると、消毒にかかる工数も発生しますし、何よりサポートする要員も別に必要となります。その観点からも、サスケ導入の判断は正解だったと言えます。
—展示会における「サスケ」の大きな役割は、”紙とデジタルの架け橋”になったこと。
紙とデジタル、どちらにも良い点はあるもの。「サスケ」を活用して紙とデジタルを併用できたことは、圧倒的な効率化につながりました。
世の中には多くの名刺データ化ツールがあふれています。しかし、名刺よりも重要なのはアンケートではないでしょうか。当社製品について「カタログを請求」「打ち合わせを希望」これらの情報が、次の営業活動の”キモ”であり、展示会の出展効果に直結する。そのため、アンケートもデータ化できるのは大きなポイントととらえています。
展示会とは、お客様に当社の新製品・新技術を幅広く知って頂く場でありますが、運営面で重要なことは、
①多くのお客様を会場へ誘致する。
②新規および潜在的なお客様を発掘する。
③できるだけ少人数で効率的に運営する。
上記①～③を両立し、お客様の満足度を向上させながら、出展の費用対効果・工数対効果を上げることと考えています。
大量に配布して回収できる「紙」そして、タイムリーに営業を展開する「デジタル」。その両方のメリットを活用するという観点から「紙の情報をデータ化する」というサスケの機能が、重要な役割を果たしてくれました。
"紙とデジタルの架け橋"となったサスケ。
名刺とアンケート情報を同時に、かつ高速・高精度でデータ化できる唯一のツールと考えています。これからも活用していきたいと思います。
