ビジネスメール効率化の秘訣!ChatGPTプロンプト活用ガイド - ブログ|マーケティングオートメーション(MA)・営業支援(SFA)ならサスケ

Blog

営業

ビジネスメール効率化の秘訣!ChatGPTプロンプト活用ガイド

サスケLeadについてご紹介します。直感的な操作性で、リード獲得と育成をサポートします。
1,000社以上の導入実績と、98.9%の高い継続率を誇るセールス&マーケティング支援ツールです。
「サスケLead」はこちらから無料トライアルで使えます

2022年11月に公開されて以来、ChatGPTのビジネスシーンでの活用が加速しています。本記事ではChatGPT「プロンプト」の活用に焦点を当てました。ビジネスメールでの効果的な使い方を紹介します。

参照:https://platform.openai.com/docs/guides/prompt-engineering

ChatGPTプロンプトの基本とその魅力 

ChatGPTは、自然言語処理技術を駆使したAIツールです。多様なプロンプト(入力例)によって様々なタスクをこなすことができます。「プロンプト」とは、簡単に言えば、ChatGPTに対する指示や質問のことです。このプロンプトの使い方を理解することで、ChatGPTの機能を最大限に活用することが可能になります。

ChatGPTプロンプトのコツ

明確かつ具体的な指示:

 曖昧な質問や指示では、期待する回答を得られないことがあります。

目的やコンテキストの明確化:

 目的やコンテキストを明確にすることで、より精度の高い回答を得られます。

一つずつの質問や要求:

 複数の質問や要求を一度に投げかけずに、一つずつ明確にすることが効果的です。

プロンプトテンプレート

以下に、メール作成のためのプロンプトテンプレート例を表にしました。ビジネスシーンに応じて、カスタマイズしながら使用してみてください。

表1: 対応の種類による分類

プロンプトの種類入力例メールの概要
クレーム対応のメール返信文「クレーム対応のメール返信文を作成してください」顧客からのクレームに対する丁寧な返信文
お詫びメール「納期遅延に関するお詫びと対応策を説明するメールを作成してください。」ミスやトラブルに対する謝罪と対応策を説明するメール
顧客からの問い合わせへの迅速な対応「製品の資料請求に対する返信メールを作成してください。資料の送付方法と予定日を記載してください。」顧客からの質問や要望に迅速に対応するメール

表2: 目的別分類

プロンプトの種類入力例メールの概要
ビジネスメールの挨拶文「ビジネスメールの挨拶文を生成してください」一般的なビジネスメールの開始文
プロジェクト更新の連絡メール「プロジェクトの進捗に関する更新メールを作成してください」プロジェクトの進捗状況を報告するメール
イベント招待メール「来月のイベント招待メールを作成してください」イベントや会議の招待状
商談のフォローアップメール「先日の商談に関するフォローアップメールを作成してください。次のステップの提案を含めてください。」商談後の関係維持や次のアクションへの誘導を目的としたメール
一括メール送信時の効率化「展示会来場者に向けたお礼のメールを作成してください。内容には、来場の感謝と次回のイベント案内を含めてください。」大量の受信者に対する一斉送信メール

このように、メールの対応の種類や目的に応じてテンプレートを分類することで、必要なシチュエーションに応じたメールテンプレートを迅速に選択し、効率的なコミュニケーションを実現することができます。

ChatGPTプロンプトでのメール作成時の注意点

ChatGPTを使用してメールを作成する際には、いくつかの注意点があります。

まず、プロンプトは明確かつ具体的である必要があります。曖昧な指示では、期待通りのメール内容を生成することが難しくなります。また、メールのトーンや文体を指定することで、より適切なスタイルのメールを作成できます。重要なのは、ChatGPTが生成したメールはあくまで提案であること。最終的な内容はユーザーが確認し、必要に応じて調整することです。

一方で、ChatGPTを使用しない方が良いケースも存在します。例えば、以下のようなメールはAIによる自動生成には不向きです。

・非常に個人的かつ感情的な内容を含むメール

・極めて専門的な知識を要するメール

・法的な問題や機密情報に関わるメール

これらのケースでは、人間の判断と専門知識が必要となるため、ChatGPTの使用を避けるべきです。

ChatGPT連携「クラウドサービスサスケ」の「メール本文自動作成機能」について

「クラウドサービスサスケ」(以下サスケ)は、インサイドセールス・見込み顧客育成に特化したセールス&マーケティング支援ツールです。

「サスケ」には、メール送信機能が付いており、ChatGPTとの連携により、メール本文の概要と要素を入力するだけで、自動的にメール本文を生成される「メール本文自動作成機能」が備わっています。これにより、一括メール送信時の効率化、個別顧客へのカスタマイズメール、顧客からの問い合わせへの迅速な対応など、様々なシーンでのコミュニケーションが効率的かつ迅速に行えるようになります。

また、ChatGPTのプロンプトを使うことにより、メール作成をはじめとする業務が効率化されます。これにより、業務の幅が広がり、作業のスピードが向上します。

「クラウドサービスサスケ」のメール本文自動作成機能の作成画面です。使い方をわかりやすく説明しています。
「クラウドサービスサスケ」のメール本文自動作成機能の作成画面です。使い方をわかりやすく説明しています。
「サスケ」メール本文自動生成機能の使い方例

その他のChatGPT連携機能について

電話発信機能「CloudCTI」との連携を2023年6月にリリースしています。この機能では、通話内容を自動で文字起こし&自動要約することが可能です。それにより、長い通話の手入力にかかる時間を削減。顧客とのコミュニケーションに集中できるようになります。また、手入力のバラつきをなくし、客観的なデータを得ることが可能です。さらに、録音データに基づく客観的なフィードバックにより、営業メンバーの教育が効率的に行えます。

まとめ

今回は、ビジネスメールにおけるChatGPTのプロンプトの活用について解説しました。ChatGPTを活用することで、クレーム対応やイベント案内など、ビジネスメール作成が効率的になります。作成の際は、明確かつ具体的なプロンプトの指示を心掛けましょう。AI生成することがそぐわない内容も中にはありますので、この技術をうまく活用し、レスポンススピードを上げて顧客満足度向上や業務効率化を目指し、ワンランク上のビジネスコミュニエーションを実現させましょう。

投稿者

サスケ(saaske)マーケティングブログ編集部
サスケ(saaske)マーケティングブログ編集部
サスケ(saaske)マーケティングブログは、新規営業支援ツール「クラウドサービス サスケ」のオウンドメディアです。筆者はサスケのマーケティング担当です。SFA、CRM、MA、テレアポ、展示会フォローなど、営業支援のSaaSツールにまつわる基礎知識や実践方法などをお伝えしていきます。
ABOUT ME
サスケ(saaske)マーケティングブログ編集部
サスケ(saaske)マーケティングブログは、新規営業支援ツール「クラウドサービス サスケ」のオウンドメディアです。筆者はサスケのマーケティング担当です。SFA、CRM、MA、テレアポ、展示会フォローなど、営業支援のSaaSツールにまつわる基礎知識や実践方法などをお伝えしていきます。

インサイドセールスでお困りの方はお気軽にご連絡ください。

お電話でのお問い合わせ
0120503613 (月〜金 9:00~17:30)

他社比較資料
閉じる