SaaSやクラウドサービスの活用が当たり前になった今、「情シスがツールを管理しきれていない」という声が多く聞かれます。
特に中堅〜大手企業では、部門ごとのツール導入が進み、情シス部門が全体を把握できない状態になっているケースも少なくありません。
このような状況が続けば、情報漏洩リスクや契約重複によるコスト増、属人化による引き継ぎ困難など、様々な問題を引き起こします。
この記事では、情シスが担うべきツール管理の役割から、実践ステップ、導入すべき支援ツールの選び方まで、わかりやすく解説します。
「誰が何を使っているか分からない」状態から脱却し、全社を支える“戦略的情シス”を目指しましょう。
Contents
なぜ今、情シスにツール管理が求められているのか？
クラウド/SaaSの急増と影響
SaaSやクラウドサービスの導入は、近年急激に増加しています。チャットツールやプロジェクト管理、経費精算まで、業務のほとんどがクラウド上で完結するようになりました。
現場主導で導入できる手軽さゆえに、ツールの乱立が進み、情報システム部門が把握しきれないケースが急増しています。
この状況が招く最大のリスクは、「誰が」「何の目的で」「どんなツールを使っているのか」が不透明になることです。
結果として、セキュリティホールの放置や、業務の非効率化、コストの二重払いといった課題が生まれます。
「情シス任せ」の限界とリスク
「ツール管理は情シスに任せておけば安心」という認識は、もはや通用しません。
現場が独自に導入・運用しているSaaSの中には、情シスがまったく把握していない“シャドーIT”も含まれていることが多くあります。
また、従来のようにExcelやスプレッドシートで台帳を管理している場合、情報の更新漏れや属人化が発生しやすく、かえって混乱を招く原因にもなります。
情シスが本来果たすべき「全体最適」の視点を活かすためには、統合的なツール管理の仕組みづくりが必要不可欠です。
管理対象はどこまで？情シスが押さえるべきSaaS・端末・セキュリティツール
情シスがツールを管理するにあたり、「どこまでを管理対象とするか」を明確にすることが重要です。
抜けや漏れがあると、セキュリティやコスト面で大きなリスクを抱えることになりかねません。以下では、最低限押さえておくべき管理対象を3つに分けて整理します。
SaaS（業務系・コミュニケーション系）
まず管理すべきは、業務遂行に使われるSaaSツール全般です。
代表的なカテゴリは以下のとおりです。
- 業務系：Salesforce、freee、SmartHR、kintone、クラウド会計ソフトなど
- コミュニケーション系：Slack、Microsoft Teams、Zoom、Google Meet など
これらは現場主導で導入されやすく、情シスが知らないまま運用が進んでいることも少なくありません。
「契約者不明のまま自動更新されていた」「同じ機能のSaaSが部署ごとにバラバラに導入されていた」などのトラブルも多いため、アカウント単位での利用状況の把握が重要です。
端末・ライセンス・アカウント情報
SaaSの他にも、デバイスやライセンスの管理も情シスの主要な業務です。特に以下の情報は抜け漏れが許されません。
- PC・モバイル端末の所有者・使用状況
- ソフトウェアライセンスの発行・期限・更新状況
- 各ツールのアカウント発行・停止・権限設定
退職者や異動者のアカウント削除漏れは、重大な情報漏洩のリスクに直結します。
また、未使用ライセンスの放置は無駄なコストの温床になります。
セキュリティ関連の管理ツール
セキュリティ観点では、以下のような監査・統制系のツールや設定も管理対象に含めるべきです。
- ID管理（IDaaS）：Okta、HENNGEなど
- デバイス管理（MDM）：Jamf、Intune など
- アクセス制御、ログ監視、二要素認証の導入状況
これらは「何かあったときに、すぐに説明責任を果たせる状態」を作るために欠かせません。
システムが増えるほど見落としがちになるポイントなので、SaaS管理とあわせて全体像を可視化する仕組みづくりが求められます。
ツール管理がうまくいかない理由と現場の声
ツール管理の必要性は理解していても、実際の現場では「うまくいかない」「形骸化してしまう」という声も多く聞かれます。
ここでは、情シス担当者が直面しやすい課題やその背景を整理します。
「誰が何を使っているかわからない」問題
情シスに最も多く寄せられる悩みが、「誰が、いつ、どのツールを使っているのか把握できていない」という問題です。
原因の多くは、
- ツールの導入が各部署主導で進む（シャドーIT化）
- 利用申請や契約情報が共有されていない
- 一部の従業員が無料プランや個人アカウントで使い始めている
といった情シスの把握外でツール利用が広がってしまう構造にあります。
これにより、「アカウントが残ったまま退職した社員がいた」「不要なツールに課金が続いていた」などのセキュリティ・コスト面のリスクが発生します。
属人化・スプレッドシート管理の限界
多くの企業では、ツール管理がスプレッドシートによる台帳形式で行われているのが実情です。
これは一見シンプルに見えて、以下のような問題を引き起こします。
- 情報の更新漏れ・重複登録・削除ミス
- 担当者が異動・退職するとブラックボックス化
- 利用状況がリアルタイムで把握できず、正確性に欠ける
- ツールが増えるほど台帳の構造が破綻しやすい
結果として、管理業務そのものが属人的になり、工数だけが増えていく状態に陥りやすくなります。
現場では「入力が面倒」「更新ルールがあいまい」「どこまで記録すればいいかわからない」といった声もあり、全社的に運用が定着しにくいのが課題です。
情シスがツール管理を始めるステップ
ツール管理は、いきなり完璧な仕組みを作ろうとすると失敗しがちです。
重要なのは、「できるところから段階的に着手する」こと。ここでは、情シスが実践できる具体的な進め方を3ステップで紹介します。
現状把握（棚卸し）
まずは、社内でどのようなツールが使われているのか、徹底的に洗い出すことが出発点です。
- 各部署にヒアリングやアンケートを実施
- 経理部門と連携してSaaS関連の支出明細をチェック
- 管理しているライセンス・アカウント情報を整理
- 社内イントラやブラウザ履歴から利用傾向を調査
「把握していないツールがある前提」で進めることが重要です。シャドーITの洗い出しにもつながります。
利用状況の可視化
次に行うべきは、「誰が」「いつ」「どのくらい使っているか」を見える化することです。
これにより、次のようなアクションが取りやすくなります。
- 使われていないツールの解約や縮小
- 退職者アカウントの棚卸し・削除
- 類似機能ツールの統合によるコスト最適化
手作業での可視化には限界があるため、ここでSaaS管理ツールの導入を検討する企業が増えています。
管理ルールの整備と周知
可視化ができたら、継続的な運用に耐えられる管理ルールを整備しましょう。
例えば、以下のようなルールがあると効果的です。
- ツール導入時には情シスへの申請を必須化
- 契約・ライセンス・アカウント情報を情シス部門で一元管理
- 新規ツールの利用開始・停止時にはフォーム申請を設ける
- 社員向けに「使ってはいけないツール一覧」「申請フロー」を明文化
また、ルールを作るだけでなく、各部門・現場への周知・啓蒙も忘れずに行うことが、継続的な運用のカギとなります。
ツール管理に役立つサービス・支援ツール紹介
情シスの工数削減と正確な情報管理の両立を図るには、ツールの力を借りるのが最も現実的な選択肢です。
ここでは、SaaSやライセンス、アカウントの一元管理を可能にする最新の代表ツールとその特徴をご紹介します。
SaaS一元管理に便利な代表ツール【2025年最新版】
まずは、SaaS、ライセンス、アカウントの使用状況を一元で「見える化」し、情シス業務の属人化や管理漏れを防げるツールを見ていきましょう。
ジョーシス（Josys）
- SaaS・端末の利用状況を自動で可視化
- AIが最適なアクセス権限や削減候補を提案
- オンボーディング／オフボーディングの自動化にも対応
- セキュリティ・ガバナンス強化にも有効
✓ 最新アップデートでゼロトラスト型のアクセス管理やシャドーIT検知機能も強化されています。
マネーフォワード Admina（旧アカウンティングSaaS）
- 契約・コスト・使用状況を自動集計して可視化
- SaaS連携数は300件以上、AIによるレポートやアラート通知にも対応
- 「Device倉庫プラン」「AIヘルプデスク機能」など、端末や問い合わせ対応の自動化も進化中
✓ 情シスと経理の橋渡しを担い、コスト最適化に特化した設計が評価されています。
カオナビ（人材情報×アカウント管理）
- 社員データと連携し、異動・退職時のアカウント整理を自動化
- 外部ツール（OPTiMサスマネ・デクセコ等）とのAPI連携により、SaaS管理も可能に
- 人事×情シス連携が必要な企業に最適
✓ 「誰がどのアカウントをいつ使っていたか」が履歴で追えるため、情報統制・監査対策にも強みを持ちます。
これらのツールを導入すれば、
「誰が何を使っているのか」「今も使っているのか」がリアルタイムで見えるようになり、管理も判断もスムーズに。
スプレッドシート管理の限界を感じている情シスにとって、頼れる“仕組み化”の一歩となるでしょう。
工数削減・情報一元化に強い「クラウドサービス サスケ」
「クラウドサービス サスケ」は、SaaS管理専用のツールではないものの、部門横断で情報やタスクを一元管理できるSFA／業務支援プラットフォームとして、高い汎用性を持っています。
- 顧客管理や案件進捗、営業タスクだけでなく、ツール導入や情シス業務の進行管理にも活用可能
- 利用部門ごとのアクション履歴を残せるため、誰がいつ何を申請・使用したかのトレーサビリティが強化される
- 「属人化の排除」と「社内情報の共有・透明化」を同時に実現可能
特に、社内申請フローやタスク進行の見える化を図りたい中小〜中堅企業にとっては、SaaS管理の土台としての活用価値も高いでしょう。
よくある質問（FAQ）
ツール管理専用ツールは絶対に必要？
必ずしも「専用ツールがなければ管理できない」というわけではありません。
ただし、ツールの数や従業員数が一定以上になると、Excelやスプレッドシートでは情報更新や運用が追いつかなくなるケースがほとんどです。
特に次のような状況にあてはまる場合は、専用のSaaS管理ツールの導入が強く推奨されます。
- 複数部門がそれぞれ独自にSaaSを契約・利用している
- 情報システム部門が数人以下で、工数が限られている
- 退職者や異動者のアカウント削除に漏れが出ている
- 情報漏洩リスクや契約重複によるコストの無駄を防ぎたい
導入時は「クラウドサービス サスケ」など、他の業務管理ツールとの相性も考慮するとよいでしょう。
スプレッドシート管理と何が違う？
最大の違いは「更新性」と「自動化」です。
スプレッドシートは導入コストがかからず手軽な一方、
- 情報の手入力が必要で更新が面倒
- フォーマットが属人化しやすい
- 他部門との連携や差分把握が難しい
といった運用上の負荷やミスの温床になりがちです。
一方、専用ツールは
- SaaSの使用状況や契約情報を自動で収集・可視化
- ログイン履歴や使用頻度なども把握できる
- 情報の更新やアラート通知も仕組みでカバー可能
など、継続的な運用に強く、属人化リスクの低減に貢献します。
従業員が勝手に使っているSaaSも把握できる？
はい、一部のSaaS管理ツールには「シャドーIT検出機能」があります。
たとえば、ネットワークログやブラウザ履歴から未申告のツール使用を検出する機能があり、
情シス部門が見落としていたアプリや個人アカウント利用を発見できるケースもあります。
また、クラウドサービス サスケのように社内申請フローと紐づけて管理する運用を定着させれば、
そもそも勝手な導入が起こりにくくなります。
「見える化」と「ルール設計」の両輪で対策することが重要です。
まとめ：ツール管理で情シスはもっと戦略的に動ける
SaaSやクラウドの活用が進む一方で、「情シスがツール管理しきれていない」という課題は多くの企業で顕在化しています。
特に中堅〜大手企業では、属人化・スプレッドシート管理・シャドーITといったリスクが、情報漏洩やコストの浪費、運用ミスを引き起こす深刻な問題へと発展しかねません。
本記事では、
- 情シスが管理すべき対象の整理
- うまくいかない理由と対策
- 段階的な管理ステップ
- おすすめツールの紹介
まで、ツール管理の全体像を解説しました。
そして、属人化を防ぎ、情報とタスクを一元管理しながら、部門連携まで支援できるツールとして注目されているのが「クラウドサービス サスケ」です。
ツール管理専用というわけではありませんが、情シスを含めた全社的な情報共有・申請フロー・タスク管理のハブとして活用できます。
情シスの業務は「守り」だけでなく、今や「攻め」にも貢献する時代。
適切なツール選定と運用設計を通じて、社内の“全体最適”を実現できる戦略的パートナーへと進化していきましょう。
投稿者
- サスケ(saaske)マーケティングブログは、新規営業支援ツール「クラウドサービス サスケ」のオウンドメディアです。筆者はサスケのマーケティング担当です。SFA、CRM、MA、テレアポ、展示会フォローなど、営業支援のSaaSツールにまつわる基礎知識や実践方法などをお伝えしていきます。
