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テレワークでのマネジメント課題や手法を事例を用いて解説!

新型コロナウイルスの蔓延からもうすぐ2年半が経とうとしています。緊急事態宣言下で一気に広がったテレワークですが、現在は徐々に一般化しつつある状況。そこで今回は、30社に調査した結果を踏まえ、テレワーク化におけるマネジメント手法をご紹介いたします。

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テレワークマネジメントの課題

コロナ禍で各社に普及しているテレワーク。マネジメント側が持つ課題とはどのようなものでしょうか。

業務の進捗管理ができない

テレワーク下では、上司は部下に対して業務の進捗状況を細かく確認することはできません。またチーム内において、各メンバーがどのくらい業務を進めているか?を確認することも難しいです。そのため、チームの目標に対して達成度があやふやな状態となり、結果としてチーム全体の生産性が落ち、業績悪化につながる可能性があると言えるでしょう。

コミュニケーションが不足する

テレワークにおいて、コミュニケーションが取りにくいという課題もあります。基本的にはメールやチャットを用いた、テキストによるコミュニケーションが中心となるため、会話の回数は著しく少なくなるでしょう。またテキストで指示出しをしても、部下の顔が見えないため、上司側は「きちんと理解してもらえているのかな」部下側は「この理解で合っているのかな」と、認識に齟齬が出ることもしばしば。業務にも影響が出ると考えられます。

適正な人事評価・正確な労務管理ができない

適正な人事評価ができない

同じ職場にいないため、上司から部下の仕事ぶりを見ることは難しいです。そのため、部下が成果を出すまでに、どのように仕事を進めてきたのか「プロセス」が分かりません。上司にとっては人事評価をする際の判断材料が「成果」のみになってしまう可能性が高いです。また、会社の人事評価そのものが出社を前提にしたものが多いでしょう。今一度、制度自体を見直し、テレワークでの評価基準を明確にする必要があると言えます。

正確な労務管理ができない

上司は部下の勤務時間を正確に把握しづらい状況にあると言えるでしょう。そのため、部下によっては業務と業務外の境目が分からなくなり、勤務時間が長くなる場合も。逆もしかりで「誰も見ていないから」とサボり癖がつき、業務に就いていないケースもしばしば発生します。いずれにしても、部下の表情を確認できないため、健康状態や心理状態を把握することは困難です。

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テレワークで上司・部下が抱える不安

テレワークは上司・部下ともに不安がつきもの。それぞれが抱える不安を挙げてみました。

テレワーカーの不安感

不安の1位は「非対面のやりとりは、相手の気持ちが察しにくく不安だ」で39.5%、2位は「上司や同僚から仕事をさぼっていると思われていないか不安だ」で38.4%でした。評価不安やコミュニケーション不安に陥っていることが分かります。また、何らかの不安を抱えている方は64.3%に及んでいることが分かりました(図1)。

図1.テレワーカーの不安


(参考:パーソル総合研究所「テレワークにおける不安感・孤独感に関する定量調査」)

マネジメントする上司の不安感

一方で、テレワーカーをマネジメントしている上司が抱える不安の1位は「業務の進捗がわかりにくく不安に思うことがある」で46.3%、2位は「非対面のやりとりは、相手の気持ちが察しにくく不安だ」で44.9%でした。また、1つでも不安を持っている上司の割合は75.3%であり、テレワーカー本人より多いことが分かりました(図2)。

図2.テレワーカーのマネジメントに関する上司の不安


(参考:パーソル総合研究所「テレワークにおける不安感・孤独感に関する定量調査」)

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テレワークでのマネジメント手法

ここまでで課題と実状が分かりました。それでは具体的にどのようなマネジメント手法があるのでしょうか。30社に調査をした結果、判明した「リアル」をお伝えいたします。

WEB会議システムを活用する

筆頭に挙げられたのは、ZoomMicrosoft Teamsなど「WEB会議システム」の活用です。WEB上で定期的に会議をしている企業、中には常に接続をしたり、あえて雑談を設けたりしている企業もありました。

<例>
・オンラインで朝会/夕会を実施
・常にWEB会議システムを接続(音声ON/OFFどちらのケースもあり)
・朝礼時に業務報告以外の雑談も強化

ツールを用いてタスク管理を徹底する

また、ツールでのタスク管理も多くの企業で挙げられました。コロナ禍になる前では、ExcelやGoogleスプレッドシートで事足りていたものも、テレワーク中だと力不足になることも。テレワーク実施に伴い、ツールの導入を検討した企業も多くあったようです。

<例>
・タスクをチケットで管理
・チャットツールを使って、進捗を常に共有
・スプレッドシートやツールを用いて、情報共有の強化

部下のメンタルケアを実施する

テレワークをしていると、どうしても孤独になりがち。実際にコロナ禍で鬱病などでメンタルダウンしたケースが増えているという調査結果もあります。精神状態が健全でないと、仕事も上手くいかないもの。上司から積極的に声かけをし、部下のメンタルケアに努めることが肝心です。

<例>
・いつでも相談しやすい環境づくりや行動を承認
・面談記録やパルスサーベイ等を用いて、部下の成長・健康・精神状況を可視化
・1on1を実施して部下のメンタルを確認し、マネージャーから部門長あてに報告

コミュニケーション手法を工夫する

メンタルケアに伴い、円滑なコミュニケーション体制を作り上げている企業も多くありました。テレワーク中は意識をしないとコミュニケーションが激減するもの。心理的安全性を担保するためにも、密に言葉を交わすことはマストだと考えられます。

<例>
・出社日の設定
・社内チャットや電話を用い、密な連絡を実施
・目的や期限などを明確にした「伝え方」の工夫
・チャットのみならず社内携帯の活用

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テレワークを効率化させる環境とは

テレワークでのマネジメントを効率化するために、適切な環境づくりはマスト。
そこで、この項目では、テレワークに役立つマネジメントツールを3つご紹介します。

クラウドサービスサスケ


クラウドサービスサスケ」はインサイドセールス・見込み顧客育成を得意としており、MA・SFA・CRMの機能を全て持ち合わせているツールです。テレアポ履歴・フォロー履歴・案件詳細など、サスケに記録することで、ログインすれば誰でも閲覧可能。テレワーク下での営業進捗管理にお役立てできます。またMAツール唯一のCTI機能も実装しており、通話を自動的に録音することも可能。電話営業が多い企業様には特におすすめのツールです。

SUBLINE

050電話アプリ「SUBLINE」はスマホにアプリをインストールするだけで、仕事用の電話番号が持てるサービスです。プライベート用と仕事用、2つの電話番号を1台のスマホで持つことができるため、追加端末は不要。また携帯電話、固定電話のどちらにも通話が可能のため、テレワーク中の営業活動、社内外での連絡、と多くの場面で大活躍です。

サスケWorks

サスケWorks」はノーコード業務アプリ開発ツールです。「やりたい」を実現する多彩な機能をご用意しており、顧客管理・売上分析・見積作成・稟議申請など、作ったアプリを連携させて社内システムの構築が可能。サスケWorks上で業務に必要なデータを格納できるため、テレワーク中の業務共有にピッタリです。

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テレワークマネジメントに成功している事例3選

それでは実際に、テレワークマネジメントに成功している事例をご紹介いたします。

MA・SFA・CRMの活用で営業の稼働をチェック

弊社も含め、営業が中心の企業ではツールを用い営業活動を可視化することで、コロナ禍でもスムーズな運営に成功しています。弊社の場合、インサイドセールス部隊はテレアポ管理をサスケLeadで実施。稼働数の記録がわかりづらいテレアポ活動について、目標数値への動きを明らかにしました。また、フィールドセールス部隊は、案件管理をSFAであるサスケSalesで実践。案件の詳細をマネージャーが確認し、気づいたことはすぐにGoogle Chatや050電話アプリのSUBLINE、時にはZoomを用いて声かけ。結果として、コロナ禍でも業績を落とさずに、業務運営を遂行することができました。

バーチャルオフィスツールで軽いコミュニケーション

また、弊社システム部門ではバーチャルオフィスツールのGather.Townを活用していました。相談するにも「何時から相談して良いですか?」と交渉をしたり、その都度URLを発行したりするプロセスにロスを感じたためです。リアルでよく起こる「ちょっと相談したいんだけど」を解消するために、できるだけ同じ空間で働いている空気を再現。社員からも「手軽に相談できて、リモートワークに対する不安が減った」という声が届いています。

分単位で報告をする「分報」の実施

上記同様に、弊社システム部門では、分単位でつぶやく「分報」を実践していました。リモートワークが中心となり、世間話をする時間が圧倒的に減少したためです。そこで、Google Chatに1人1人の分報ルームを作り、自由につぶやく制度を設けました。内容は業務のことでも、業務外のことでもOK。Zoom飲みよりも手軽で簡単、かつ社員の満足度の高さも感じています。結果として、離職者・職場のメンタルヘルスゼロに成功しました。

おわりに

今回は「テレワークでのマネジメント課題や手法」について、事例を交えて解説しました。
しかしながら、テレワークでサボる社員がいるのも実状です。以下記事ではそのリアルと、対策・おすすめツールについて解説したので、ぜひご覧ください。

在宅勤務で「サボり」を防止するには?その実態や5つの対策を解説この記事では「在宅勤務でサボりを防止する方法」を紹介いたします。部下やメンバーのサボり防止に課題のある方は、ぜひ活用してみてください。...


また、特に営業やマーケティングが中心の企業には、営業管理をしっかりと行うことが必要でしょう。当社が開発している「サスケ」は初心者でも見やすい画面・操作で、管理がスムーズになったというお声も多数頂いています。こちらもあわせて、ぜひお試しください。

投稿者

佐々木 章乃
佐々木 章乃
株式会社インターパーク/広報・マーケティング担当
新卒で銀行に入社。リテール営業担当として金融商品を幅広く提案し、4年間で全社MVP・社長顕彰など数々の表彰を受ける。5年目より本社にて投資信託の営業・商品企画に従事。その後、人材系コンサルティングファームへ転職し、HR領域にて提案型の法人営業を実施。現在は5年以上の営業経験を活かし、MA/SFA/CRMツール「クラウドサービスサスケ」の広報・マーケティング担当として奮闘中。

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