「在宅勤務で社員がサボっているのではないかと心配」
「サボるのを防止するための対策方法が分からず困っている」
「どんなツールを活用すれば、テレワークでもスムーズに業務が進むんだろう」
こんな悩みをお持ちの方、いらっしゃるのではないでしょうか。
新型コロナウイルスの流行により、2020年より急速に広がった在宅勤務。
現在も実施されている企業様が多くあるのではないでしょうか。
一方で、在宅勤務ならではの課題も出てきています。中でも多くあるのが「在宅勤務でサボる社員がいる」こと。そこで本記事では、現状を踏まえ、「サボる理由」「防止に役立つ5つの対策・7つのツール」を中心にご紹介します。
在宅勤務におけるサボりの現状
管理職は部下がサボらないか心配
多くの管理職は「部下がサボらないか」心配している現状があります。
2020年3月にリクルートマネジメントソリューションズが実施した調査によると、管理者の約56％が「部下がさぼっていないか心配である」と回答しました。また約66％の管理者が、部下への業務指示について不安を感じていました。
出典：温かく明快なコミュニケーションで、誰も孤立させないテレワークを
また、 2020年10月にヌーラボが実施した調査では「年代が高いほど『テレワーク時、チームメンバーや上司・部下などに対してサボっているのでは』と思ってしまう」という結果が出ました。
これらの調査からも分かるように、多くの管理職が、テレワーク下で「部下がサボっているのでは？」という不安を多く抱えています。
在宅勤務でサボったことのある人は多い
では実際、在宅勤務でサボったことのある人はどのくらいいるのでしょうか。
2020年12月に公開されたマイナビニュースの調査によると「テレワーク中にサボったことがある」と答えた人の割合は74％にのぼりました。
サボりの内容については「「動画サイトを視聴していた」「漫画を読んだりゲームしていた」「昼寝した」「お菓子を食べてしまった」「コーヒーブレイク」「子どもが泣いてしまったので面倒を見ていた」など、さまざまです。
出典：テレワーク中にサボったらどんな処分がある? 対策について専門家が解説
サボったと思われるストレスを抱える人も
そして、2020年10月に実施されたヌーラボの調査では「年代が低いほど『サボっている』と思われるのではないか」とストレスを感じる傾向にある、という結果が出ました。特に、20代の約2人に1人が「テレワーク時、サボっていると思われるのではないかとストレスを感じる」と回答している状況です。
このような結果から、上司は「部下がサボっているのかもしれない」一方で部下は「しっかり業務に取り組んでいるのに『サボっているのではないか』と疑われているかもしれない」と、お互いにストレスを抱えていることが分かります。
在宅勤務でなぜ社員はサボるのか？
上記からも分かる通り、在宅勤務でサボったことのある人は約4分の3に上ります。
それではそもそも、なぜ在宅勤務で社員はサボるのでしょうか。もちろんサボることは、良いことではありません。ですが、一概に社員が悪いとも言えないのではないでしょうか。以下で「社員がサボる理由」を4つ、解説します。
集中力が続かない
会社では集中できても、自宅で集中するのが難しい、という方も多くいると思います。1人だと人の目がないことから、どうしても気が散ってしまいがちですし、家族がいる方は子供に邪魔されることもあると思います。会社とは環境の異なる自宅では、集中力が途切れがちな実状があります。
仕事の自己管理ができない
監視の目がないと、仕事の管理が難しいという方もいると思います。会社であれば、上司にすぐ相談や報告をして進捗確認ができますが、在宅だとそれも難しい状況。上司と部下、お互いの状況を「見える化」するためにも、定期的にミーティングをしたり、ツールを活用したりすることが求められます。
仕事とプライベートの切り替えが難しい
朝起きて通勤をし、会社に行くことで「仕事モード」に切り替える方もいるでしょう。出社であれば「仕事のオンオフ」がハッキリしているので、仕事に集中して取り組むことができます。一方で在宅勤務の場合は、ずっと同じ環境に身を置くため、切り替えが難しい状況にあります。
会社への帰属意識が薄れる
会社に行き、人と話すことで「この会社の一員」と認識できる部分は多くあります。ですが、在宅だと直接人と触れないため帰属意識が薄れ、気持ちが会社から離れていくことが否めません。結果、仕事のモチベーションにも影響してくるでしょう。
サボり対策にはこれが有効！5つの方法
上記からも分かる通り、在宅勤務で出社時と同じようなモチベーションを維持するのは難しいもの。それでは、どのように対策をしたら良いのでしょうか。ここからは、在宅勤務でのサボり対策に有効な「5つの方法」をご紹介いたします。
業務進捗の見える化・共有をする
テレワークや在宅勤務でのサボりを防ぐためには、今行っている業務の進捗を見える化し、上司・部下間で共有することが良いでしょう。その際、後述するツール・システムの活用がおすすめです。業務時間や、タスクにかかった工数などをチーム間で共有すると、個人の活動状況がはっきりと分かります。仕組みの導入、活用がサボり防止につながります。
成果の報告、成果物の提出をする
成果の報告・成果物の提出をすることも望ましいです。期限とタスクが明確になっていれば、人は自然と動くもの。それらを達成するために仕事を進める必要があるからです。会社によっては、朝礼・夕礼がある所もあると思います。1日の始まりにやるべきことを決め、終わりにその成果を提出する流れができれば、自ずとサボらなくなるでしょう。
仕事の責任範囲を明確にする
「誰が、何を、どこまで受け持つのか」を事前に決めておくことも得策です。テレワークや在宅勤務は、出社に比べどうしてもコミュニケーションの質が低下するもの。各人のやるべきことが不明確な状態になりがちです。結果として「どうせ誰かがやってくれるだろう」につながり、サボりや手抜きの温床になることもしばしばです。
評価の基準を整える
在宅勤務・テレワーク下では評価の基準を整えることも、サボり防止に有効です。出社と在宅では仕事の進め方も大きく変わるもの。「正当な評価を受けていない」と社員が感じてしまえば、モチベーションが低下し、会社への帰属意識が離れる原因にもなってしまいます。これを機会に、成果重視の評価基準にすることも大切でしょう。
積極的にコミュニケーションを取る
サボりを防ぎ、信頼関係を維持するには「積極的なコミュニケーション」が要です。在宅勤務・テレワーク時はすぐに声かけをするのが難しいもの。放っておくと、どんどん関係が希薄になってしまいます。上司・部下が1対1で話す「1on1ミーティング」や、システムやツールを活用したコミュニケーションの機会を増やしていくことが肝心です。
在宅勤務のサボり防止に役立つツール7選
テレワーク・在宅勤務では、社員間の物理的な距離が離れているため、ツールの活用がマスト。では、どのようなツールを使ったら良いのでしょうか。ここでは、当社社員が活用して効果のあったツールをご紹介していきます。
Web会議システム
Zoom
Web会議システムとして、多くの企業で活用されているZoom。パソコンだけでなくスマホからの利用が可能で、簡単にミーティングの主催や参加ができます。最大1,000名が1つのミーティングに参加可能。ブレイクアウトルーム機能を使い、ルームごとに会話することもできるツールになります。
チャットシステム
Google Chat
Google Chatは、Googleが提供し500万社以上の企業が導入している、ビジネスで使えるメッセージアプリです。個別のメッセージ（ダイレクトメッセージ）やグループの会話が可能。文字でのチャットだけでなく、ファイルを添付したり、タスクを共有したりすることで、グループでの仕事をさらに効率的に進めることができるツールです。
ChatWork
Chatworkは、30万社の企業が利用する国産の中小企業向けビジネスチャットツールです。メッセージの履歴を対象とするキーワード検索、チャットの中で発生したタスクの作成・管理、ユーザーや端末に応じた機能制限など、日本企業での利用を念頭に置いた機能が充実しています。
プロジェクト管理システム
Asana
世界190ヶ国以上、90,000社以上の導入実績を誇るAsana。タスク・プロジェクトだけでなく、チームのあらゆる仕事を管理できるワークマネジメントツールです。各メンバーが持っている作業や業務などをToDoリストのように入力して、タスクの可視化。かつプロジェクト遂行に必要な業務も洗い出し、それぞれの業務進捗（ステータス）を把握できる状況にできるツールです。
Backlog
Backlogは、チームが協力しながら作業を進めるためのコラボレーション型プロジェクト管理ツールです。企画・マーケティング・総務の各種業務から、製造・開発のプロジェクトまで、様々なタスク管理に活用可能。「誰が」「何を」「いつまでに」作業するのかがはっきりし、状況が明確に。結果として、チームメンバーとのやり取りがスムーズになります。
バーチャルオフィスツール
Gather Town
Gather townとは、ビデオ通話や画面共有、チャットなどをバーチャルオフィス空間で行えるツールです。空間がRPG系ゲーム風のデザインとなっており、ポップで親しみやすい作りが特徴。メンバーをアバターで動かしたり、作業する場所や会議室、雑談スペースなど目的に合わせたスペースを作ることができます。
営業管理システム
サスケ
サスケは見込み客育成・顧客情報の一元化を得意としており、MA・SFA・CRMの機能を全て持ち合わせているツールです。テレアポ履歴・フォロー履歴・案件詳細など、サスケに記録することで、ログインすれば誰でも閲覧可能。テレワーク下での営業進捗管理にお役立てできます。
仕組みを整えて、在宅勤務でのサボりを回避！
今回は「在宅勤務でのサボりの実態、5つの対策・7つのツール」について解説しました。防止するよう対策をすることも大切ですが「マネジメント」に力を入れることも重要です。
以下の記事では「テレワークでのマネジメント課題や手法」について解説しているので、ぜひあわせて読んでみてください。
また、特に営業やマーケティングが中心の企業には、営業管理をしっかりと行うことが必要でしょう。当社が開発している「サスケ」は初心者でも見やすい画面・操作で、管理がスムーズになったというお声も多数頂いています。こちらもあわせて、ぜひお試しください。
投稿者
- サスケ(saaske)マーケティングブログは、新規営業支援ツール「クラウドサービス サスケ」のオウンドメディアです。筆者はサスケのマーケティング担当です。SFA、CRM、MA、テレアポ、展示会フォローなど、営業支援のSaaSツールにまつわる基礎知識や実践方法などをお伝えしていきます。
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