AIの活用という言葉を耳にする機会は増えましたが、「結局、何ができるのか」「自分たちの業務にどう関係するのか」が分からないままの人も多いのではないでしょうか。ChatGPTなどの生成AIを触ったことはあっても、仕事でどう使えば成果につながるのかイメージできない、という声は少なくありません。AI活用は特別なIT施策ではなく、今ある業務のムダや手間を減らすための実務的な手段です。本記事では、AIの活用を基礎から整理し、現場で失敗しにくい考え方をわかりやすく解説します。
Contents
AIの活用とは何か？今さら聞けない基本整理
AIの活用とは、人工知能そのものを導入することではなく、人が行っている業務の一部をAIに任せ、効率や精度を高めることを指します。すべてを自動化するのではなく、人の判断を前提に「考える前段」「作業の下準備」をAIに補助させるのが、現実的なAI活用の形です。
AI活用と業務自動化の違い
AI活用と混同されがちなのが業務自動化です。業務自動化は、ルールが決まっている作業をシステムで置き換える手法で、定型業務に向いています。一方AI活用は、文章作成・要約・分類・アイデア出しなど、判断や思考が絡む業務を支援する点が特徴です。AIは判断を代行する存在ではなく、人の判断を早く・正確にするための補助役と考えると理解しやすくなります。
中小企業でもAI活用が現実的になった背景
以前はAI活用といえば大企業向けの高度な取り組みでしたが、現在は状況が変わっています。クラウド型のAIツールが増え、専門知識や高額な開発コストがなくても使える環境が整ったことが大きな理由です。また、人手不足や業務の属人化が進む中で、「人を増やす代わりにAIで補う」という選択肢が、中小企業にとっても現実的になっています。AI活用は、限られたリソースで成果を出すための手段として注目されています。
AIの活用でできること一覧【業務別】
AIの活用というと高度な分析や自動化をイメージしがちですが、実際には日々の業務の中にある「考える前段」「作業のたたき」を任せる使い方が中心です。ここでは、実務で効果を出しやすい代表的な活用領域を整理します。
文章作成・要約・情報整理の効率化
AIが最も力を発揮しやすいのが、文章や情報を扱う業務です。メール文面、企画書の下書き、議事録の要約、Web記事の構成案など、ゼロから考えると時間がかかる作業を一気に短縮できます。完成品を任せるのではなく、「下書きを作らせて人が整える」使い方が現実的で、品質とスピードを両立しやすくなります。
たとえば、30分以上かかっていたメール文面や企画書の下書きを、数分でたたきとして出せるようになるため、考える時間を大幅に減らせます。
営業・マーケティング業務でのAI活用
営業やマーケティングでは、情報量が多く属人化しやすい業務が多いため、AI活用との相性が良い分野です。考える時間・探す時間・整理する時間を減らすことで、本来注力すべき顧客対応や戦略設計に時間を使えるようになります。
特に、「過去情報を探す」「何を書くか考える」といった準備工程をAIに任せられる点が、現場での負担軽減につながります。
提案書・メール・トークの下書き生成
過去の提案内容や商談メモをもとに、提案書の構成案やメール文面、トークのたたきをAIに作らせることで、準備時間を大幅に削減できます。特に「毎回似た内容をゼロから作っている業務」は、AI活用の効果を実感しやすいポイントです。
たとえば、過去の商談メモをもとに次回提案用の構成案を自動で整理し、営業担当は内容の微調整だけに集中できるようになります。
顧客情報・商談履歴の整理と活用
営業活動では、顧客情報や商談履歴が分散しがちです。AIを使って情報を要約・整理することで、次に取るべきアクションのヒントを得やすくなります。情報を「貯める」だけでなく、「使える形に整える」ことがAI活用の価値です。
点在していた商談メモや対応履歴をまとめて要約することで、「次に何を提案すべきか」が事前に見える状態を作りやすくなります。
社内業務・バックオフィスでのAI活用
営業やマーケだけでなく、社内業務でもAIは活躍します。マニュアル作成、問い合わせ対応の下書き、社内FAQの整理など、繰り返し発生する業務の負担軽減に向いています。属人化しやすい業務を可視化するきっかけとしても有効です。
たとえば、過去の問い合わせ対応をもとにFAQの下書きを作成し、担当者が内容確認だけで済む状態を作ることも可能です。
AI活用がうまくいかない企業の共通点
一方で、AIを導入したものの「結局使われなくなった」「思ったほど効果が出なかった」というケースも少なくありません。そこには共通する原因があります。
目的を決めずにツールを導入してしまう
「AIが流行っているから」「競合が使っているから」といった理由でツールを入れると、何に使うのか分からないまま放置されがちです。AI活用はツール選びよりも、「どの業務を楽にしたいのか」を明確にすることが先決です。
現場業務とAIが結びついていない
経営層や企画側だけでAI活用を進め、現場の業務と噛み合っていないケースも失敗につながります。現場が「自分の仕事がどう変わるのか」を理解できないと、AIは使われません。現場の業務フローに沿って使いどころを決めることが重要です。
失敗しないAI活用の始め方
AI活用を成功させるために重要なのは、最初から完璧を目指さないことです。AIは一度導入すれば自動的に成果が出るものではなく、業務に合わせて使い方を調整していく道具だからです。
最初に洗い出すべき業務とは
まず取り組むべきは、「時間がかかっている」「毎回同じような作業をしている」「属人化している」業務です。たとえば、文章作成、情報整理、顧客対応の下準備などは、AI活用の効果が出やすい代表例です。いきなり全社導入を考えるのではなく、1つの業務に絞って試すことが重要です。
小さく試して効果を確認する進め方
AI活用は、小さく始めて効果を確認し、徐々に広げていくのが基本です。最初は「この作業がどれくらい楽になったか」「どれくらい時間が短縮されたか」を確認し、数字や実感ベースで成果を共有します。このプロセスを踏むことで、社内の理解や協力も得やすくなります。
よくある質問（FAQ）
AI活用に興味はあっても、不安や疑問から一歩踏み出せない人は多くいます。ここでは、特によく聞かれる質問を整理します。
AIの活用には専門知識が必要？
専門的なプログラミング知識は必須ではありません。現在のAIツールは、文章入力や簡単な操作で使えるものが中心です。重要なのは技術力よりも、「どの業務に使うか」「どう使えば楽になるか」を考える視点です。
無料ツールだけでもAI活用はできる？
簡単な文章作成や要約などであれば、無料ツールでも十分に試すことができます。ただし、業務データと連携した活用や、継続的な運用を考える場合は、業務に合ったツール選びが重要になります。
AIを導入して失敗した場合、業務やコストへの影響は？
小さく試す形で始めていれば、大きなリスクになることは少ないです。逆に、目的を決めずに高額なツールを導入すると、使われないままコストだけが残る可能性があります。失敗を避ける最大のポイントは「小さく始めること」です。
まとめ
AIの活用は、特別なIT施策ではなく、日々の業務を少しずつ楽にするための手段です。すべてを自動化する必要はなく、人の判断を前提に、準備や下書きをAIに任せるだけでも大きな効果があります。重要なのは、自社の業務に合った使いどころを見極め、小さく試しながら活用を広げていくことです。
AI活用を実務で進めるなら、サスケ
ここまで見てきたように、AI活用を成功させるポイントは、すべてを自動化しようとせず、日々の業務の「準備」や「下書き」をAIに任せること、そして小さく試しながら現場に定着させていくことです。
つまり、AI単体で何かをするのではなく、普段の業務データとどう組み合わせるかが重要になります。
特に営業・マーケティングの現場では、顧客情報や商談履歴といった業務データとAIを切り離して考えてしまうと、活用が一時的で終わってしまいがちです。
クラウドサービス サスケ は、案件化前の見込み顧客データを一元管理し、営業・マーケティングの実務データとAI活用を組み合わせて使える新規営業支援システムです。
情報をただ蓄積するのではなく、次に取るべきアクションを考えるための下準備として活用できるため、AI活用を「試し」で終わらせず、日常業務の中で無理なく続けやすくなります。
AI活用をこれから始めたい企業や、すでに試したものの成果につながらなかった企業にとっても、小さく始めて実務に定着させるための土台として活用しやすいのがサスケの特長です。
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- サスケ(saaske)マーケティングブログは、新規営業支援ツール「クラウドサービス サスケ」のオウンドメディアです。筆者はサスケのマーケティング担当です。SFA、CRM、MA、テレアポ、展示会フォローなど、営業支援のSaaSツールにまつわる基礎知識や実践方法などをお伝えしていきます。
